Não é novidade que o trabalho vem migrando cada vez mais para dentro do ambiente doméstico. No entanto, agora, esta realidade se tornou muito mais presente para a grande maioria de nós, e com ela vieram grandes e novos desafios: afinal, como manter a produtividade nesta nova situação, em que os limites tanto se misturam? Para ajudar nesta missão, separamos 12 dicas muito práticas, que com certeza vão te ajudar a ser mais produtivo trabalhando em casa!
1 - Qual é seu local de trabalho?
Escolher um local de trabalho e utilizá-lo apenas para trabalhar é fundamental! Isso não significa que você precise ter um cômodo inteiro para ser escritório em sua casa, afinal, a grande maioria de nós não tem essa disponibilidade.
O local de trabalho pode ser uma mesinha na sala ou no quarto, ou mesmo um cantinho da mesa de jantar no qual todos os dias você possa organizar com tudo o que precisa para trabalhar (neste caso, você pode deixar tudo organizado em uma caixa e levá-la até a mesa quando for trabalhar, guardando tudo de volta ao fim do expediente, marcando assim o início e o final do horário de trabalho), desde que seja bem definido!
2 - Use roupas de trabalho.
Nunca, jamais, trabalhe de pijama ou de “roupa de ficar em casa”.
Tudo bem escolher roupas mais confortáveis e até mesmo mais informais do que as que você usaria no escritório, mas ainda assim elas precisam ser roupas de trabalho. Aliás, você nunca sabe quando pode aparecer uma vídeo chamada de última hora e é sempre bom já estar pronto para isso, não é mesmo?
3 - Encontre seu pico de produtividade.
Caso seu horário de trabalho seja flexível e você não tenha que cumprir um expediente pré-definido, você pode se valer de uma das maiores vantagens do home office: conhecer seus níveis de energia e usá-los a seu favor! Todos nós temos momentos do dia em que estamos mais produtivos e momentos em que ficamos mais cansados e desfocados.
Pode ser que você seja uma pessoa que trabalhe melhor de manhã, pode ser que seu momento mais produtivo seja à noite, ou, ainda, que se você fizer uma pausa maior no horário do almoço e trabalhar até mais tarde seu trabalho seja mais produtivo.
Cada pessoa tem um ritmo diferente e se você tiver a possibilidade de usar seu próprio ritmo a seu favor, use! Você vai ver a diferença que isso faz!
4 - Estabeleça uma rotina.
Repete com a gente: disciplina é liberdade! Ter uma rotina que englobe trabalho, vida pessoal e doméstica de forma equilibrada, e seguir essa rotina todos os dias (ou na maior parte deles) não é ter uma vida engessada, e sim ter uma vida livre! São a disciplina e a rotina no dia a dia que vão permitir que “sobre tempo” na sua agenda!
5 - Dialogue com quem divide o espaço com você!
Sabe aquela máxima “o combinado não sai caro”? Então, ela é preciosa quando dividimos nosso espaço com outras pessoas!
Converse com quem divide a casa com você sobre os seus horários de trabalho e, principalmente, sobre os momentos em que você precisará de privacidade e de silêncio. Assim, todo mundo pode se ajudar!
6 - Se prepare para o dia seguinte!
Organize o dia seguinte no dia anterior! O que precisa ser feito? Quais são os horários em que você precisa estar disponível para reuniões? Qual roupa você irá vestir? O que irá comer? Quanto mais previsibilidade o dia tiver, mais “espaço livre” sobra na sua cabeça, para que você possa realizar todas as tarefas necessárias!
7 - Esvazie a cabeça...
A regra de ouro para o início da organização! Tire tudo da cabeça e passe para o papel. Vá escrevendo tudo o que precisa ser feito, sem filtros. Pode misturar tanto o trabalho quanto a vida pessoal e a vida doméstica.
É importante separar um tempo para fazer isso ao menos uma vez por semana e ter sempre à mão um caderno ou bloco de anotações para escrever o que for lembrando. Assim, nós “finalizamos” a tarefa de pensar sobre o assunto e sabemos que em algum momento faremos algo com relação a isso, dessa forma o pensamento não fica voltando toda hora, ocupando espaço em nossa mente e desviando o foco das atividades que estão sendo realizadas.
8 - Faça uma lista de tarefas e indique as priorizações.
A partir de tudo que foi listado enquanto você esvaziava sua cabeça, comece a dividir as tarefas por assuntos e, principalmente, por priorização! É imprescindível que tudo que for urgente e importante seja feito primeiro!
Lembre-se de que você precisa listar ações! Cada tarefa precisa ser composta por ações que te façam sair do lugar, afinal são elas que você vai conseguir executar.
Escrever na sua lista “fazer projeto executivo” não te leva a lugar nenhum, mas expandir essa tarefa em “finalizar planta de layout, fazer planta de iluminação, compatibilizar projeto de ar condicionado, fazer detalhamento do gesso…etc”, transformam essa grande (e às vezes apavorante) tarefa “fazer projeto executivo” em ações definidas, mensuráveis e executáveis.
9 - Divida a semana em blocos de tempo
Com suas listas definidas, é hora de organizar todas as tarefas e suas ações ao longo dos dias da semana!
A primeira coisa que você vai indicar é aquilo que tem horário, prazo e local definidos, como, por exemplo, reuniões e visitas técnicas. Isso é super importante porque muitos desses compromissos requerem alguma preparação prévia ou deslocamentos que precisam ser considerados.
Feito isso, uma das melhores maneiras de organizar a semana é por blocos de tempo: o que você vai fazer de manhã, o que você vai fazer à tarde e à noite. Um aspecto relevante a ser considerado é procurar sempre juntar atividades que sejam realizadas em locais próximos no mesmo bloco de tempo, para aproveitar a saída.
Aliás, muito importante: seja realista! Nada mais frustrante do que preparar toda uma semana e não conseguir cumprir o que foi definido por excesso de tarefas e prazos impraticáveis.
10 - Deixe espaços entre os compromissos
Você sempre chega cinco minutinhos atrasado para seus compromissos? Isso pode estar acontecendo se você estiver esquecendo de considerar que entre um compromisso e outro é necessário um espacinho de tempo livre, ainda que sejam reuniões on-line feitas em sequência.
Pode parecer bobo, mas aqueles 10 minutinhos entre uma chamada e outra para dar uma respirada, tomar uma água, fazer um café ou ir ao banheiro, podem se somar ao longo do dia e te fazerem estar sempre “um pouquinho atrasado” para os compromissos.
Quando falamos em deslocamentos físicos, então, os atrasos podem ser ainda maiores, mesmo que o deslocamento seja apenas passar de uma sala para outra!
11 - Movimente-se ao longo do dia.
Não percebemos, mas quando trabalhamos em escritórios geralmente nos movimentamos muito mais do que em home office!
Afinal, vira e mexe saímos das nossas cadeiras para conversar com alguém, atender um cliente ou para entregar algo. Em casa, e conversando on-line com todo mundo, isso é bem mais difícil de acontecer, portanto é importante que tenhamos momentos para levantar, dar uma voltinha pela casa, esticar o corpo e fazer um alongamento!
12 - Fim do horário de trabalho!
Quando acabou, acabou! Marque o final do seu expediente, reorganizando sua mesa e suas coisas de trabalho, organizando o próximo dia e finalizando por completo as atividades de trabalho.
Uma das maiores armadilhas do home office é acabar trabalhando muito mais que o normal ou, ainda, trabalhar o tempo todo. Na sua rotina, certifique-se de que cabe tempo para a sua família, para as pessoas que você ama e, principalmente, para você! Manter o descanso e atividades que nos dão prazer é fundamental para que a produtividade siga em alta!
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